Aujourd’hui, quelqu’un va vous demander deux semaines de congés.
Cette personne vous le demandera par e-mail, par WhatsApp ou en passant la tête par la porte de votre bureau. Vous allez alors essayer de vous rappeler si quelqu’un d’autre est absent cette semaine-là. Vous chercherez aussi s’il lui reste des jours de congé, et où vous avez noté la dernière demande. Puis vous direz oui — et l’endroit où vous noterez cela dépendra de ce qui est ouvert devant vous : une note sur votre téléphone, un fichier Word, le calendrier partagé, le tableur.
La gestion des absences en Suisse n’est pas contraignante lorsqu’elle a lieu à moment déterminé. Elle devient difficile parce qu’elle se présente par fragments — un message par-ci, un certificat médical par-là, une reprise d’heure supplémentaire mentionnée en passant. En effet, vous êtes le seul point de convergence de tous ces fragments. D’autant qu’en Suisse, ces éléments ont un poids : un jour de congé maladie peut suspendre un délai de préavis ou déclencher le maintien du salaire. Par conséquent, son suivi a autant d’importance que le jour de congé lui-même.
Ce guide a pour but de vous aider à ne plus avoir à gérer tout cela à la volée depuis votre bureau.
Pourquoi la gestion des absences en Suisse vous prend du temps
Il vaut la peine de calculer honnêtement le temps que vous consacrez chaque mois à la gestion des absences. Pour certains chefs d’entreprise, c’est vraiment minime : une poignée de demandes par an, une équipe qui s’organise à l’avance, un rythme qui fonctionne. Pour d’autres, cela représente en réalité la majeure partie d’une journée. Ce temps est réparti en tant de petits moments qu’on n’a jamais l’impression que cela représente une journée entière.
Le suivi en lui-même est rapide. Ce qui prend du temps, c’est tout ce qui l’entoure : vérifier si les jours sont disponibles, se souvenir de qui d’autre est en congé, puis en informer la personne concernée et l’équipe. Il faut ensuite mettre à jour le registre et, à la fin du mois, tout reconstituer pour la paie.
Les petites équipes ont également moins de marge de manœuvre que les grandes. Dans une entreprise de deux cents personnes, deux absences la même semaine ne sont qu’un détail d’organisation. Dans une entreprise de douze personnes, cela peut faire la différence entre un mardi normal et l’annulation d’un rendez-vous avec un client.
Une demande, quatre étapes.
Suivez le parcours d’une demande de congé au sein d’une PME suisse type et vous verrez qu’elle transite par au moins quatre services.
Elle arrive dans votre boîte de réception. Vient ensuite la vérification, par rapport à un calendrier partagé ou à un tableau récapitulatif des jours restants. La demande est transmise à l’employé, et souvent à un collègue qui devra le remplacer. Puis, quelques semaines plus tard, elle réapparaît au moment du calcul des salaires — sous forme de solde à ajuster, de jour non payé ou de compensation d’heures supplémentaires.
Quatre étapes, et vous êtes présent à chacune d’entre elles. Multipliez cela par quinze salariés et une année de demandes, et vous vous êtes créé un deuxième emploi auquel vous n’avez jamais postulé.
Tout cela n’est pas le fruit d’un dysfonctionnement organisationnel. C’est ce qui se passe lorsque le système d’enregistrement, c’est une personne.
Ce que vous êtes réellement tenu de suivre
Avant de mettre en place le processus, il est utile de savoir ce que la loi vous oblige à pouvoir justifier. Pour un employeur de PME suisse, cela se résume à quatre catégories.
1. Les congés : un droit qui se reporte
Les salariés suisses ont droit chaque année à un minimum légal de congés payés, ce minimum est plus élevé pour les salariés de moins de 20 ans. De nombreux contrats et conventions collectives en accordent davantage.
Ce qui pose problème aux petites équipes, ce n’est pas le droit en soi, mais le solde. Les jours s’accumulent tout au long de l’année, les droits des salariés à temps partiel sont calculés au prorata, et les jours non pris ne disparaissent pas simplement au 31 décembre. Or, si votre registre indiquant qui a droit à quoi se présente sous la forme d’un tableur mis à jour par une seule personne, la précision du solde dépend uniquement de la dernière fois où cette personne s’en est souvenue.
2. Congé maladie : quand un certificat médical prend une valeur légale
En Suisse, l’employeur est tenu de continuer à verser le salaire pendant la maladie. La durée de cette prise en charge dépend en effet de l’ancienneté et du barème cantonal applicable à votre entreprise. De nombreux employeurs ont également souscrit une assurance indemnités journalières de maladie qui prend le relais après un délai de carence.
Cela signifie qu’un jour de maladie n’est pas seulement une absence. C’est d’abord une date qui déclenche un délai et un certificat médical que vous devrez peut-être présenter ultérieurement. C’est aussi, puisqu’il s’agit d’une donnée relative à la santé, une donnée à caractère personnel qui mérite une protection plus importante que celle offerte par un dossier partagé.
Ces dates ont une deuxième conséquence qui peut vous prendre au dépourvu. Si un de vos salariés tombe malade, la loi suisse le protège contre le licenciement. Cette protection court pendant une période définie selon son ancienneté. Par conséquent, un préavis notifié pendant cette période n’a pas d’effet, et un délai de préavis déjà en cours est suspendu jusqu’à la fin de la protection. Savoir si une absence particulière tombe dans cette période est donc une question de dates. Un registre bien tenu donne la réponse en quelques secondes; sans lui, cela peut vite se compliquer.
3. Heures supplémentaires et temps de travail : les relevés que vous devez être en mesure de présenter
Le droit du travail suisse impose aux employeurs d’enregistrer le temps de travail, avec certains régimes simplifiés prévus pour certaines catégories de salariés. Par ailleurs, les heures supplémentaires et le travail supplémentaire sont deux notions distinctes, et chacune obéit à sa propre logique de rémunération.
Si un inspecteur du travail ou un salarié demande un jour combien d’heures ont été effectuées au cours d’un mois donné, vous devez pouvoir répondre autrement qu’en vous fiant à vos souvenirs.
Pour en savoir plus sur les heures supplémentaires et le temps de travail, cliquez ici.
4. Congés parentaux et familiaux : le volet le plus récent
Le congé maternité, le congé paternité, le congé d’adoption et le congé pour s’occuper d’un membre de la famille ont chacun leurs propres conditions d’octroi et leurs propres implications en matière de paie.
C’est aussi le volet le plus facile à oublier, tout simplement parce que chacun de ces congés revient rarement. Personne ne prend l’habitude de gérer correctement un événement qui ne se produit qu’une fois tous les trois ans.
Pour en savoir plus sur ces congés, cliquez ici.
Il existe donc ces quatre grandes catégories. La question utile à se poser après cette lecture n’est pas de savoir si vous connaissez les règles. Il s’agit plutôt de savoir si vos propres registres permettraient de répondre à ces quatre cas si on vous le demandait demain.
Le vrai coût caché : les interruptions dans votre travail
Si l’on additionne les minutes, la gestion des absences semble insignifiante. Ce ne sont pas les minutes qui posent problème.
Le véritable coût réside dans la nature du travail, et non dans son volume. Une demande de congé n’attend pas le moment opportun. Elle arrive pendant que vous êtes avec un client, en plein milieu d’un devis, à la fin d’une longue journée. Chacune est brève. Chacune vous arrache à une autre tâche.
Il existe un deuxième coût qui apparaît plus tard. Lorsque les informations sont dispersées à plusieurs endroits, la fin du mois se transforme en un véritable travail de reconstitution. Il faut alors remonter dans les messages pour déterminer ce qui avait été convenu au cours de la deuxième semaine. C’est justement lors de cette reconstitution que des erreurs se glissent, et ce sont les erreurs concernant le solde de congés d’un collaborateur que les employés retiennent.
L’objectif n’est pas de consacrer moins de temps à la gestion des absences. Il s’agit d’arrêter les interruptions dans votre travail, la dispersion et les oublis.
Une approche plus sereine de la gestion des absences
La solution est d’ordre structurel. Elle est aussi plus simple que ne le pensent la plupart des chefs d’entreprise : regroupez toutes les demandes dans un seul système, et laissez les personnes qui en font la demande les saisir elles-mêmes.
Ce simple changement fait l’essentiel du travail. L’employé voit son propre solde, il n’a donc plus besoin de vous demander combien de jours il lui reste à poser. La demande est centralisée à un seul endroit, il n’y a donc rien à rapprocher. Le dossier se met à jour automatiquement, il n’y a donc rien à reconstituer en fin de mois. Et votre implication se réduit à la seule partie qui nécessite véritablement votre jugement : dire oui ou non.
C’est ce que nous entendons par « une gestion du personnel sans effort ». Il ne s’agit pas de prendre moins de décisions, mais de réduire le nombre d’étapes nécessaires à chaque décision.
Comment NovaWage vous libère du rôle d’intermédiaire
Notre module « Absences » repose sur un principe simple : c’est à la direction de valider les demandes, et non à l’administratif.
L’interface est volontairement épurée. Cette simplicité est rendue possible grâce à trois décennies d’expertise suisse en matière de paie et de ressources humaines. Les règles d’éligibilité, le calcul au prorata pour les temps partiels, les variations cantonales et le lien avec le salaire sont déjà pris en charge. Ainsi, aucun de ces éléments ne doit apparaître comme un réglage supplémentaire à faire.
Les collaborateurs gèrent eux-mêmes leurs demandes
Votre équipe dispose d’une application mobile en libre-service. Elle peut y consulter son solde de congés restant, soumettre une demande de vacances ou d’arrêt et télécharger un certificat médical, sans avoir à vous envoyer d’e-mail pour vous demander plus de précisions.
Un simple clic pour valider, où que vous soyez
Lorsqu’un membre de votre équipe soumet une demande, vous recevez une notification. Vous validez ou refusez d’un simple clic, dans le train ou entre deux réunions. Le dossier est mis à jour dès que vous effectuez cette action, et le salarié en est automatiquement informé. Ainsi, personne n’a à vous relancer pour obtenir une réponse, et vous n’avez pas à vous souvenir de la donner.
Un calendrier qui vous signale les sous-effectifs avant qu’ils ne surviennent
Le calendrier visuel des effectifs affiche l’ensemble de l’équipe sur un seul écran. Vous pouvez ainsi voir les demandes qui se chevauchent avant de les approuver. Et vous repérez les semaines en sous-effectif à l’avance, plutôt que de vous en rendre compte le lundi matin.
Une absence qui s'intègre automatiquement dans la paie
Chaque jour approuvé est intégré à votre cycle de paie mensuel via le pont « Time-to-Pay » : pas de ressaisie, pas de deuxième feuille de calcul, pas de rapprochement en fin de mois. Par ailleurs, les données des salariés sont hébergées en Suisse dans une infrastructure certifiée ISO 27001 et traitées conformément aux exigences de la nLPD, ce qui revêt une importance particulière pour les certificats médicaux liés aux arrêts maladie.
Votre première semaine, sans enjoliver
La transition vers un nouveau système de gestion des absences est moins complexe qu’il n’y paraît, et il est utile de la considérer comme un processus en trois étapes plutôt que comme un projet à part entière.
Tout d’abord, vous décrivez votre entreprise et définissez une seule fois vos règles de droits aux vacances. Ensuite, vous renseignez vos employés, et vérifiez que le système a bien calculé leurs droits — pour que personne ne démarre l’année à zéro par inadvertance. Enfin, votre équipe télécharge l’application.
La plupart des petites équipes sont opérationnelles en moins d’une semaine. Le déclic arrive souvent avec la première notification que vous traitez en un geste, sans rien chercher ailleurs.
Retrouvez vos dimanches
La gestion des absences en Suisse restera complexe. Les droits continueront de s’accumuler, les certificats continueront d’arriver, et il y aura toujours quelqu’un qui aura besoin de deux semaines en juillet.
Ce qui peut changer, c’est la part de ces tâches qui doit passer par vous.
Lorsque les données s’enregistrent automatiquement, le mois se termine sans qu’il soit nécessaire de tout reconstituer. Lorsque les membres de votre équipe peuvent consulter leur propre solde, ils cessent de vous poser des questions. Et lorsqu’une demande de congé ne nécessite qu’un seul clic au lieu de quatre étapes, vous regagnez quelque chose de plus précieux que du temps : la possibilité de terminer ce que vous étiez en train de faire avant d’être interrompu.
Mais lire la description et voir le système fonctionner sont deux choses bien différentes.
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