Ihre Absenzentabelle funktioniert vermutlich sehr gut. Genau das macht es schwierig, sich vorzustellen, Absenzen ohne Tabelle zu erfassen.
Sie war die richtige Lösung, als Sie noch zu viert waren: eine Datei, eine Person, die sie pflegt, ein Ort, an dem alle nachschauen. Niemand entscheidet sich eines Morgens bewusst gegen die eigene Tabelle. Man kommt dorthin, weil sich die Datei Schritt für Schritt verselbstständigt: ein Tag, der im Gang mündlich zugesagt und nie eingetragen wurde, ein Saldo, der im April stimmt und im Oktober nur noch ungefähr, eine Formel, die eine Zeile zu früh endet und die letzte Neueinstellung vergisst.
In diesem Artikel geht es um die vier Aufgaben, die eine geteilte Datei nie wirklich übernehmen konnte, und darum, wie ein ruhigeres Register aussieht. Es ist kein Plädoyer gegen die Tabelle, sie hat lange gute Dienste geleistet.
Warum sich die Tabelle ursprünglich durchgesetzt hat
Eine Tabelle ist ehrlich in dem, was sie ist. Sie kostet nichts, braucht keine Schulung und zeigt das ganze Jahr auf einen Blick: ein Bildschirm, alle Namen, alle Spalten. Nichts sonst auf Ihrem Schreibtisch leistet das.
Für ein Team von fünf Personen mit planbaren Sommern reicht eine sauber geführte Datei tatsächlich aus. Viele Schweizer KMU führen seit Jahren eine, ohne je ein Problem zu haben.
Was sich ändert, ist nicht die Datei. Es ist die Anzahl der Personen, die inzwischen von der einen Person abhängen, die sie aktuell hält.
Was das Erfassen von Absenzen ohne Tabelle wirklich bedeutet
Unter den Spalten erfüllt ein Absenzenregister eigentlich vier getrennte Aufgaben. Eine Tabelle erledigt die erste gut, die anderen drei nur so gut wie die Person, die sie pflegt.
Zwischen dem «Ja» und der Eintragung aktuell bleiben.
Anfragen kommen immer im ungünstigsten Moment: mitten in einer Offerte, mit einem Kunden am Telefon, auf dem Weg zur Tür. Sie sagen in drei Sekunden Ja. Das Eintragen dauert länger als die Antwort, also wartet es.
Meistens wird es noch am Abend nachgetragen. Manchmal nicht, und die Datei driftet still ins Falsche ab, ohne dass es jemand bemerkt, bis zwei Personen dieselbe Ferienwoche buchen.
Die Frage nach dem Saldo ohne Sie beantworten.
«Wie viele Tage habe ich noch?» ist eine kleine Frage, die nur Sie beantworten können, weil nur Sie Zugriff auf die Datei haben.
Die Rechnung dahinter ist alles andere als klein: Tage sammeln sich über das Jahr an, Teilzeitansprüche sind anteilig zu berechnen, und nicht bezogene Tage verschwinden nicht einfach am 31. Dezember. Der gesetzliche Mindestanspruch ist im Obligationenrecht festgelegt , viele Verträge gewähren mehr, und Feiertage sowie bezahlte Absenzen kommen hinzu.
Jedes Mal, wenn diese Frage bei Ihnen landet, kostet die Antwort Sie eine Unterbrechung und Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter eine Wartezeit.
Ein Register führen, das Sie auch in einem Jahr noch vorlegen könnten.
Schweizer Arbeitgeber müssen ein Register der Arbeits-, Ruhe- und Absenzenzeiten vorlegen können und dieses fünf Jahre lang aufbewahren. Eine Tabelle ist ein zulässiges Mittel, um dieses Register zu führen. Was sie nicht kann: belegen, wann eine Zeile eingetragen wurde, oder wer sie geändert hat.
Arztzeugnisse bringen eine zweite Anforderung mit sich: Sie sind Gesundheitsdaten und gehören an einen Ort mit kontrolliertem Zugriff, nicht auf ein geteiltes Laufwerk.
Die Pflicht, dieses Register vorlegen zu können, bleibt in jedem Fall bei Ihnen. Was sich ändert, ist, ob das einen Nachmittag Suchen kostet oder nicht.
Die Ferienrückstellung ohne manuelle Nachrechnung speisen.
Jeder Ferientag, der noch auf dem Konto steht, stellt eine finanzielle Verpflichtung dar. Zum Jahresabschluss müssen nicht bezogene Tage in einer buchhalterischen Rückstellung bewertet werden, eine Berechnung, die direkt vom exakten Saldo jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters abhängt.
Lebt dieser Saldo in einer Datei, die abdriftet, driftet die Rückstellung mit. Ein Fehler von zwei oder drei Tagen, wiederholt über zehn Mitarbeitende, und schon entsteht eine Abweichung, die bis in die Bilanz reicht.
Genau hier werden die stillen Fehler einer Tabelle teuer, denn in der Buchhaltung fallen sie schliesslich auf.
Ein Register, das sich von selbst aktuell hält
Es geht nicht zwingend darum, das Werkzeug zu wechseln, sondern darum, wer die Information erfasst, und wo. Der Antrag wird von der Person eingetragen, die ihn stellt, an dem Ort, an dem das Register bereits lebt.
Diese eine Veränderung erledigt fast die ganze Arbeit. Der Saldo ist für die Mitarbeitenden sichtbar, die Frage landet also nicht mehr bei Ihnen. Die Eintragung erfolgt im Moment der Anfrage, es gibt also keinen Rückstand am Abend. Das Register aktualisiert sich selbst, der Monat endet also nicht mehr mit einer Rekonstruktion.
Absenzen ohne Tabelle zu erfassen heisst nicht, eine bessere Datei zu bauen. Es heisst, nicht mehr die einzige Person zu sein, die sie aktuell hält.
Was das bei NovaWage bedeutet
Unser Modul Absenzen beruht auf einer einfachen Idee: Sie sollen genehmigen, nicht administrieren.
Der Bildschirm ist bewusst schlicht gehalten. Möglich wird das durch dreissig Jahre Schweizer HR- und Lohnregeln, die im Hintergrund bereits gelöst sind: Anspruch, Pro-rata-Berechnung, Übertrag, kantonale Unterschiede. Nichts davon erscheint als Einstellung, die Sie konfigurieren müssten.
Ihr Team stellt Anträge und sieht den eigenen Saldo.
Ihre Mitarbeitenden beantragen Ferien von ihrem Telefon oder Browser aus hoch und sehen ihren verbleibenden Saldo, ohne Sie fragen zu müssen.
Sie genehmigen mit einem Klick.
Der Antrag erreicht Sie als Benachrichtigung. Sie genehmigen oder lehnen ihn mit einem Klick ab, und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wird automatisch informiert. Der Teamkalender zeigt sich überschneidende Anträge, bevor Sie Ja sagen, eine Woche mit Unterbesetzung ist also schon im Voraus sichtbar.
Der Saldo, der Ihre Rückstellung speist, bleibt laufend aktuell.
Jeder genehmigte Antrag aktualisiert den Feriensaldo der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in dem Moment, in dem er bestätigt wird. Für Ihre Buchhaltung bedeutet das eine Ferienrückstellung, die auf exakten Zahlen basiert, ohne manuelle Nacharbeit zum Jahresabschluss. Die Daten Ihrer Mitarbeitenden werden in der Schweiz gehostet, auf einer ISO-27001-zertifizierten Infrastruktur, verarbeitet gemäss den Anforderungen des nDSG, was besonders bei den Arztzeugnissen im Krankheitsbereich zählt.
Der Monat, der ohne Rekonstruktion endet
Absenzen werden weiterhin so eintreffen, wie sie es immer getan haben: im ungünstigen Moment, in Bruchstücken, meist im Juli.
Was sich ändern kann, ist, wo sie landen. Wenn sich das Register von selbst aktuell hält, ist der Saldo, den Sie im Oktober nennen, derselbe, den auch Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter sieht. Wenn der Monat sich schliesst, gibt es nichts mehr, das aus verstreuten Nachrichten zusammengesetzt werden muss. Und wenn jemand fragt, was noch übrig ist, weiss die Person es bereits.
« Sie haben eine Tabelle gebaut, weil nichts anderes alles fassen konnte. Jetzt übernimmt das etwas anderes. »
Entdecken Sie das Absenzen-Modul
Selbstbedienungsanträge, Genehmigung mit einem Klick, Teamkalender und ein Saldo, der immer aktuell ist, mit offen ausgewiesenen Preisen, pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter, pro Monat. Keine Demo-Buchung, kein Verkaufsgespräch.
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