Ce qu’est le standard, ce qui a changé avec l’arrêt d’ELM 4.0, et comment vérifier que votre logiciel de paie est certifié.
Si votre logiciel de paie est à jour, vous n’avez peut-être même pas remarqué ce changement. ELM 4.0 a porté les déclarations de salaires suisses pendant des années. Ce format a pourtant cessé d’être accepté au cours de 2026 : depuis le 1er juillet, une déclaration envoyée dans l’ancienne version est rejetée d’office par les caisses de compensation.
Swissdec 5.0 l’a remplacé. Voici ce qu’est réellement ce standard, ce qui a changé, et comment vérifier en deux minutes environ que le logiciel que vous utilisez déjà y est certifié.
Swissdec 5.0, en termes simples
Swissdec est la norme suisse pour la transmission des données salariales.
Sans elle, les mêmes chiffres quittent votre entreprise plusieurs fois : une fois vers la caisse de compensation AVS, une autre fois vers les autorités fiscales cantonales, une autre fois vers vos assureurs accidents et maladie, et une dernière fois vers l’Office fédéral de la statistique. Chacun avec son propre format, son propre calendrier, sa propre façon de vous signaler un problème.
Un système certifié Swissdec remplace tout cela par une seule déclaration certifiée qui parvient à chacun d’entre eux.
La version 5.0 est celle pour laquelle votre logiciel doit actuellement être certifié. Et le mot qui compte dans cette phrase, c’est certifié, pas compatible. Un logiciel qui porte la certification a été formellement testé par rapport à la norme. Ce test est réalisé par Swissdec, pas par l’entreprise qui vous le vend. Plus d’information ici.
C’est là tout l’intérêt de la certification. Tous les prestataires de paie en Suisse vous diront que leurs calculs sont corrects. La certification, c’est la preuve que ça a été vérifié par un tiers.
Ce qui a changé avec l'arrêt d'ELM 4.0
L’arrêt d’ELM 4.0 s’est déroulé en deux étapes, et l’impôt à la source a été le premier concerné.
Les déclarations de retenue à la source ne pouvaient être envoyées sur ELM 4.0 que jusqu’au 31 mars 2026. Et uniquement pour l’année salariale 2025. Pour tous les autres domaines (AVS/AF, assurance-accidents, assurance perte de gain maladie, statistiques), la transmission via ELM 4.0 restait possible jusqu’au 30 juin 2026. Depuis le 1er juillet, une transmission en 4.0 est rejetée par les caisses de compensation. Pour toute déclaration portant sur l’année salariale 2026, la version 5.0 ou supérieure est requise. En savoir plus ici.
Le rejet est l’élément à retenir. Il ne s’agit pas d’un dossier qui reste tranquillement dans une file d’attente en attendant que quelqu’un le remarque. C’est une déclaration qui n’a pas été faite, à une date où elle était due.
L’impôt à la source suit son propre calendrier et sa propre logique canton par canton, ce qui explique pourquoi il a été traité en premier. Nous abordons ce sujet séparément dans notre guide sur les obligations des employeurs en matière d’impôt à la source.
Comment vérifier si votre logiciel de paie est certifié
Vous n’avez à croire personne sur parole pour cela, pas même nous.
Swissdec tient un registre public des logiciels de paie et ERP certifiés. Vous pouvez le filtrer par version du standard et voir tous les produits certifiés pour Swissdec 5.0, ainsi que pour chaque version ultérieure. Cela prend environ deux minutes. Pour plus d’information, cliquez ici.
Trois éléments à vérifier une fois votre fournisseur trouvé :
- Le nom du produit, pas celui de l’entreprise : les certificats sont délivrés à un produit. Certains sont vendus sous une marque différente de celle qui figure sur le certificat : vérifiez donc les deux.
- Les versions listées : un fournisseur peut être certifié pour la 5.0 et porter aussi des versions ultérieures. Vous trouverez plus de détails sur ce que cela signifie ci-dessous.
- Le numéro de certificat : chaque produit certifié en a un. C’est ce détail qui rend l’affirmation vérifiable.
Si vous préférez ne pas faire cette recherche vous-même, demandez directement à votre fournisseur son numéro de certificat et les versions ELM qu’il couvre. Un fournisseur certifié aura les deux sous la main.
Où se situe NovaWage dans le registre.
Le moteur de paie de NovaWage est développé par Novative et apparaît dans le registre sous le nom Nova Smart, numéro de certificat 1085.25, certifié en ELM 5.0 et auto-validé jusqu’à la 5.3.
Ce sont deux choses différentes, et la distinction vaut la peine d’être comprise pour n’importe quel fournisseur que vous consultez. Une version certifiée a été testée par Swissdec. Une version auto-validée est la confirmation du fournisseur lui-même que le logiciel respecte toujours la norme après une mise à jour mineure. Swissdec marque les entrées auto-validées d’un astérisque dans le registre. Ainsi, vous puissiez toujours faire la différence, pour nous comme pour tous les autres sur la liste.
Les numéros de version postérieurs à la version 5.0
La version 5.0 est le minimum requis, pas un plafond. Plusieurs évolutions du standard peuvent vous concerner selon votre situation, chacune ajoutée à un moment donné pour répondre à un besoin précis :
- ELM 5.1 : couvre la renonciation volontaire à l’exonération AVS.
- ELM 5.3 : couvre la déclaration des travailleurs frontaliers français pour le télétravail, obligatoire dès 2027. Si vous employez des frontaliers à Genève, Vaud, Neuchâtel, en Valais, dans le Jura ou à Bâle, c’est la version à demander à votre fournisseur. Mieux vaut le faire dès maintenant que l’an prochain.
- ELM 6.0 : publiée en mars 2026, avec ouverture de la certification en avril ; elle n’est pas encore obligatoire, et la 5.0 reste la version requise pour les déclarations actuelles
Bonne nouvelle : ces versions s’empilent les unes sur les autres, la 5.3 contient donc aussi ce qu’apportait la 5.1. Ce qui compte n’est pas le numéro, mais ce que la version permet de déclarer. Déclarer dans une version antérieure à celle qu’appelle votre situation n’est d’ailleurs pas un blocage, c’est la caisse ou l’autorité qui redemandera les informations manquantes par son portail, à la main.
La paie qui passe du premier coup
L’intérêt d’un moteur certifié n’a jamais été le certificat lui-même.
C’est que la fin du mois se déroule comme elle le doit. Une déclaration quitte votre entreprise, atteint l’AVS, l’administration fiscale, vos assureurs et l’office de la statistique, et passe du premier coup, sans avis de rejet arrivant trois jours avant la paie.
Cette simplicité n’est pas due au hasard : trente ans de règles de paie suisses sont intégrées en coulisses, et cette expertise est mise à jour en continu. Ainsi, vous n’avaez jamais à vous en soucier. C’est ce qui rend le plug-and-play fiable ici, là où ailleurs il serait risqué.
« Vous avez une entreprise à diriger. Votre déclaration de salaires ne devrait pas être la dernière chose à laquelle vous pensez le dimanche soir.«
Découvrez comment nous gérons votre paie
Pas de démo, pas d’appel commercial : juste le produit et son prix.
Voir le module de paie
