Fragen Sie die Inhaberin oder den Inhaber eines Schweizer KMU, was es kostet, Absenzen in einem Tool und Löhne in einem anderen zu führen. Die ehrliche Antwort lautet meist: nichts. Die meiste Zeit laufen beide Systeme parallel und stimmen überein.
Trotzdem gibt es die Kosten getrennter HR- und Lohnsysteme. Sie erscheinen nur auf keiner Rechnung. Sie konzentrieren sich auf drei Zeitpunkte: den Monatsabschluss, den Jahresabschluss und Austritte.
Die Kosten getrennter HR- und Lohnsysteme entstehen bei Änderungen
Solange sich in Ihrem Team nichts ändert, stimmen zwei Systeme vollständig überein. Abweichungen entstehen, sobald sich eine Angabe ändert. Das kann ein Eintritt sein, ein Kantonswechsel, eine Reduktion auf 80 %, Ferien oder ein Austritt.
Jede dieser Änderungen betrifft sowohl die Absenzen als auch den Lohn. Sie muss deshalb zweimal erfasst werden. Die zweite Erfassung erfolgt jedoch oft später, und manchmal wird sie vergessen. Da in der Zwischenzeit alles weiterläuft, bringt niemand diese kleinen Abweichungen mit dem Aufwand für ihre Korrektur in Verbindung.
Drei Zeitpunkte, an denen die Kosten sichtbar werden
In der Praxis zeigen sich die Kosten getrennter HR- und Lohnsysteme zu drei bestimmten Zeitpunkten.
Jeder Monatsabschluss: abgleichen, bevor die Löhne ausbezahlt werden
Die Löhne werden auf Basis der Angaben berechnet, die im Lohnsystem zu jeder Person hinterlegt sind. Die Absenzen werden hingegen anderswo erfasst. Am Monatsende muss deshalb geprüft werden, ob beide übereinstimmen. Diese Kontrolle erfolgt von Hand: Jemand öffnet beide Tools, vergleicht und korrigiert.
Diese Arbeit dauert selten lange. Es gibt sie aber nur, weil zwei Dossiers existieren, und sie ist jeden Monat nötig, ob ein Fehler vorliegt oder nicht. Die Kosten liegen nicht in den Korrekturen, sondern in der Kontrolle, auf die Sie nicht verzichten können.
→ Zum vollständigen Leitfaden: Absenzen ohne Tabelle erfassen
Beim Jahresabschluss: nicht bezogene Ferien beziffern
Ferien, die Ihr Team noch nicht bezogen hat, sind nicht einfach offene Tage. Sie erscheinen in Ihrer Buchhaltung als Rückstellung, also als Verpflichtung gegenüber Ihren Mitarbeitenden.
Der Betrag ergibt sich aus dem Ferienguthaben jeder Person und dem Lohnwert dieser Zeit. Beide Angaben müssen daher am gleichen Stichtag korrekt sein. Liegen sie in zwei verschiedenen Tools, erfolgt die Berechnung einmal jährlich von Hand, oft in einer ohnehin intensiven Phase. Zudem wird ein Fehler hier kaum entdeckt: Er fliesst direkt in die Buchhaltung ein.
Beim Austritt: eine Schlussabrechnung, die stimmen muss
Kündigt eine Person, muss ihr letzter Lohn die Ferien berücksichtigen, die sie nicht bezogen hat, oder jene, die sie im Voraus bezogen hat. Hinzu kommen alle übrigen Positionen der Schlussabrechnung.
Massgebend ist das Austrittsdatum, und es lässt sich nicht verschieben. Dabei ist die Person, die ein falsches Guthaben am ehesten bemerken würde, genau jene, die das Unternehmen gerade verlässt. In diesem Moment ist eine Abweichung zwischen zwei Systemen am teuersten, und die Chance, sie rechtzeitig zu entdecken, am kleinsten.
Abweichungen, die sich mit der Zeit summieren
Was diese Situation von gewöhnlicher Administration unterscheidet: Die Abweichung bleibt nicht gleich gross.
Jede nicht erfasste Änderung bleibt im Dossier und beeinflusst alle späteren Berechnungen. Wird eine Änderung des Pensums im März im einen System erfasst und erst im Mai im anderen, betrifft der Fehler nicht nur einen einzigen Monat. Es entsteht ein Guthaben, das ab März falsch ist, und eine Rückstellung zum Jahresende, die auf dieser Grundlage berechnet wird.
Kleine Teams haben zudem weniger Spielraum als grosse. In einem Unternehmen mit zweihundert Personen ist eine Abweichung im Guthaben einer Person eine Kleinigkeit, die jemand in der Personalabteilung früher oder später findet. In einem Unternehmen mit zwölf Personen macht diese Person ein Zwölftel Ihrer Lohnsumme aus, und niemand hat die Aufgabe, nach solchen Fehlern zu suchen.
Das ist kein Organisationsversagen. Es ist schlicht das, was zwei Dossiers mit der Zeit bewirken.
Das Problem an der Ursache lösen
Mehr Kontrollen oder eine sorgfältigere Erfassung lösen das Problem nicht. Beides bedeutet mehr Aufwand, und die zwei Dossiers bleiben bestehen.
Um die Kosten getrennter HR- und Lohnsysteme zu vermeiden, braucht es ein einziges Dossier pro Mitarbeitenden. Dieses Dossier dient sowohl für die Absenzen als auch für den Lohn. Jede Änderung wird so nur einmal erfasst, und das Ferienguthaben ist direkt mit dem Lohn der Person verknüpft. Am Monatsende arbeiten Sie mit denselben Stammdaten, statt zwei Versionen zu vergleichen.
Das ist das Prinzip von vernetztem HR und Lohn. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, lohnt es sich, dieses Prinzip genau zu verstehen.
→ Zum vollständigen Leitfaden: Getrennte HR- und Lohnsysteme: der Fall für ein Personaldossier
Wieder mehr Gelassenheit beim Monatsabschluss
Im Alltag verursachen zwei getrennte Tools kaum sichtbare Probleme. Die Kosten getrennter HR- und Lohnsysteme liegen woanders: in der monatlichen Kontrolle, in der Ferienrückstellung und in der Schlussabrechnung.
Mit einem einzigen Dossier werden diese drei Momente kürzer, ohne mehr Aufmerksamkeit zu verlangen. Die Rückstellung wird berechnet statt zusammengestellt. Die Schlussabrechnung geht vom Dossier aus, in dem das Guthaben bereits liegt. Und der Monatsabschluss ist kein Abgleich mehr.
«Niemand hat sich wirklich für zwei Systeme entschieden. Meist kam zuerst die Lohnabrechnung, und die Absenzen folgten später.»
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